サラリーマンの基本である「資料作成」。
ここでは、特に「社内向けの資料」について、わかりやすくコスパのよいパワポ資料を作るために必要となるルールを紹介します。
「資料の目的」を考える
「プレゼン」か「社内資料」か
この話をするときに、私が必ず確認するポイントですが、その資料の目的は何ですか？入口を間違うと出口も間違えるので注意が必要なわけですが、
- 大人数やお客様に向けて発表を行う「プレゼン」なのか
- 単なる「社内での会議資料・説明資料」なのか
まずはここをキチっと押さえましょう。なぜなら両者は「かなり大きく」作成のルールが異なるからです。今回は「社内資料編」なので後者の話をします。プレゼンについてはまた別途。
見習いたい資料作成シリーズ第２弾。前回は「社内向けの資料」のルールを紹介しましたが、今回は見映えのする「プレゼン資料作成」のルールを紹介します。 「プレゼン」か「社内資料」か 前回の繰り返しになりますが[…]
対象としているランクはどこか？
なお、、同じ「社内説明資料・打ち合わせ資料」でも、説明しようとしている対象ランク（役職）も押さえておきましょう。こちらも作り方に影響します。
- 社長や役員に向けの「意思決定」の資料なのか
- 課長や部長以下での会議・打ち合わせ資料なのか
資料作成の「３つの原則」
まずどのような資料作成においても重要となる「３つの原則」があります。これを無視した資料は誰も見る気をおこしません。
- 誰が見ても「短時間で理解できる」こと
- 展開が「ロジカル」であること
- 文字は「大きく・少なく」、資料枚数は「最小限」であること
要するに、「理解しやすくシンプルである」ことが重要なわです。
具体的な作成ルール
具体的なルールは「内容整理に関するもの」と「見た目に関するもの」の大きく２種類に分けて考えたいと思います。
最初は「内容整理」に関するものから
まずは「文字」でまとめる
実はここが一番重要なんですが、ダメな人ほど最初から多色のキレイなパワポを作ります。
でも、よく考えてください。最初から色付けをする画家はいません。まずは下書きをしてから色付けに入るはずです。
同じように考えると、
- この資料の目的・ゴールは何か？
- この資料・会議で議論すべき課題（論点）は何か？
- いつまでに何をどうしたいのか？
を簡単に文字にまとめて頭を整理すべきだということです。
会議ではこれを「アジェンダ」にすれば、メンバーの相互理解が深まり、効率的な会議運営ができます。もっといえば、これはパワポでなくてもいいくらいです。
情報量を絞る
人間が一定の時間で理解できる情報量には限界があります。それを超えると「消化不良」となり、会議や打ち合わせの満足度は極端に低下します。
なお、「かたまり」として情報を削るという観点もありますが、一つの情報に余計なことを書かないことも重要です。例えば、「グラフ」一つとっても、本当に必要な情報だけ記載します。横線・縦線などむやみやたらに記載したグラフなんて、見たくないですよね。。。
とにかく、多くを記載したい気持ちをグッとこらえ、理解をしてほしい情報に絞るのが良い資料への第一歩です。
簡素かつ最小限にまとめる
上記が整理出来れば実際にパワポの作成に移りますが、とにかく「簡素（シンプル）に」そして「最小限（ミニマム）に」まとめます。一つの会議にパワポを２０枚とか作るヤツは正直「無能」です。「数枚で本当に書きたい内容を網羅する」が出来ないと、資料作成だけで時間が過ぎますし、コスパの悪い仕事になってしまいます。
まして、「社長や役員向け」であれば、３～４枚にまとめるべきです。彼らはイライラ症です・・・
次に、見た目に関するもの
「フォント・サイズ・色」を決める
こちらは非常にシンプルです。これ以外を使う必要を感じません。
- フォントは「メイリオ」一択、サイズは「最低１２ポイント」
- 「説明対象のランクが上がる」につれフォントサイズを上げる
- 主な色は３色まで
最低１２ポイントと書きましたが、一部に細かい注釈を書きたいのであれば別ですが、そうでないなら１４ポイントでも十分（タイトルは１８～２０ポイント）。さらに「社長や役員向け」であれば、１６ポイントスタートにすべきです。なぜなら彼らは老眼だからです。
そして色を絞りましょう。勘違いしている方が多いですが、華やかな資料は集中力を削ぎます。
「空白」を作る
資料には必ず空白をしっかり確保します。ギチギチの資料は最初から見る気を失います。
ムダな「リード」は書かない
パワポ資料の上部に、下部を要約する目的で「リード」をつける人がいます。それ自体は問題ありませんが、大した意味もなく”やっつけ”でつけるのはスペースの無駄使いです。
書くならちゃんと意味を持たせて書き込みましょう。
「資料内のつながり」を大事にする
パワポ資料の１ページ目で記載したものについて、詳細や別紙をつけたい場合は、ちゃんとそのつながりが出るように（詳細〇）（別紙〇）と記載をしましょう。そのためには、ちゃんとページ数を打つことも基本になりますね。
見た目で「１００点」を目指さない
これは本当にみんなに言いたい。相手が社長であろうが、部長であろうが、結局は「社内資料」。
内容さえキチっと記載してあれば、見た目で１００点を目指す必要はありません。パワポは芸術ではありません。「見た目６０点の資料」を早く作ることが大事！
これがわからない人間が、「色・形」や「てにをは」などに時間をかけるわけです。横からみてて本当に効率が悪いなぁと感じてしまいます。
繰り返しですが、今回のテーマは「社内資料編」。結局は社内です。
具体的なイメージ
ここでは具体的にイメージをしやすいように、以下のような３ページの資料を例にとってみたいと思います。
１ページ目は、打ち合わせなどの目的や論点、スケジュールなどをアジェンダ化。
色も不要ですし、日本語だけのほうが理解が進みます。もちろんメイリオ１４ポイント以上、タイトルは２０ポイントです
１ページ目からの連続性で（別紙１）とタイトルを付けます。
リード文やグラフ・表も必要な分だけ、大きくシンプル。「空白」もしっかりと。
無駄なリード文は無くてもＯＫ。
なるべく時間をかけずに作っていきます。
ほとんど色を使わず、１４ポイント以上の文字しか使わず、絞り込んだ情報量のみで６０点の資料イメージを作ってみました。
このクオリティで十分です。短時間でできるなら完璧です。手の込んだ資料を２時間も３時間もかけて作るよりもはるかに優秀です。
まとめ
今回は社内資料について整理しました。
ご覧いただいて気づいた方もいらっしゃるかもしれませんが、実はいい資料って、この程度であればあまりパワポである必要ってないんですよね。。。
Amazonが長い間、社内の資料についてパワポを禁止し、ワードのみの運用にしていますが、ワードでちゃんと言いたいことをロジカルに伝えることで、十分社内検討としては成り立ちます。表も入れようと思えば入れれますし。
それも意識しつつ「どれだけ資料作成に時間を費やすのか？」についてちゃんと考えたいものです。
