見習いたい資料作成シリーズ第２弾。
前回は「社内向けの資料」のルールを紹介しましたが、今回は見映えのする「プレゼン資料作成」のルールを紹介します。
「プレゼン」か「社内資料」か
前回の繰り返しになりますが、資料で私が必ず確認するポイントは「その資料の目的」です。入口を間違うと出口も間違えるので注意が必要なわけですが、
- 大人数やお客様に向けて発表を行う「プレゼン」なのか
- 単なる「社内での会議資料・説明資料」なのか
まずはここをキチっと押さえましょう。なぜなら両者は「かなり大きく」作成のルールが異なるからです。今回は「プレゼン」なので前者の話をします。後者の社内資料については以下の記事を参照ください。
サラリーマンの基本である「資料作成」。ここでは、特に「社内向けの資料」について、わかりやすくコスパのよいパワポ資料を作るために必要となるルールを紹介します。 「資料の目的」を考える 「プレゼン」か「社内資料」か[…]
資料作成の「３つの原則」
こちらも前回同様、まずどのような資料作成においても重要となる「３つの原則」があります。これを無視した資料は誰も見る気をおこしません。
- 誰が見ても「短時間で理解できる」こと
- 展開が「ロジカル」であること
- 文字は「大きく・少なく」、資料枚数は「最小限」であること
要するに、「理解しやすくシンプルである」ことが重要なわです。
具体的な作成ルール
「用紙・フォント・色」を決める
こちらは非常にシンプルです。これ以外を使う必要を感じません。
- 用紙サイズは「１６：９」の一択
- フォントは「メイリオ」か、それ以外で「一番インパクトのある」ものを使用
- サイズは「最低でも２８ポイント、基本は３６ポイント」
- 基本は太字（ボールド）を利用
- 全体で色調を統一（オレンジベース、青ベースなど）し、３色程度にまとめる
これは社内資料ではなくプレゼン資料です。誰にでも遠くでも見えるようにするためには、３６ポイントを基本にしたほうが無難です。インパクトを与えたい場合は４０ポイント以上を使うこともあります。
そして大事なポイントですが、色調は必ず統一しましょう。「このページは赤、このページは青」といったプレゼン資料は統一感を欠き、頭に残りにくくなります。
「ページのパターン」を作る
これも、ページごとの統一性を出すという点では重要です。私がよく使うのは以下の２つ。
- （パターン１）「上にタイトル」、「左にグラフ・表・絵」、「右にメッセージ」
- （パターン２）「上にタイトル」、「下にメッセージ」
実はこれだけで事足ります。これ以外のパターンはほぼ不要です。
「空白」を作る
ここは社内資料同様、必ず空白をしっかり確保します。ギチギチの資料は最初から見る気を失います。
とにかく「見た目のインパクト」を求める
色使いやフォントサイズなどをうまく使って「インパクトのある見た目」を追求します。
どこを伝えたいのかをはっきりさせて、それ以外は色調を落とすなどの工夫が必要になります。
書くならちゃんと意味を持たせて書き込みましょう。
「１ページ・１メッセージ」を大事にする
社内資料と異なり、多くのことを記載することができません。よって、ショートセンテンスで、１ページで１つのメッセージを届けるという強い意志をもって資料を作っていくことが求めらえます。プレゼン資料なのにダラダラと記載するのは非常に不細工です。
情報量を絞る
人間が一定の時間で理解できる情報量には限界があります。それを超えると「消化不良」となり、プレゼンの満足度は極端に低下します。とにかく、一つのページやグラフ、コメントに余計なことを書かないことが重要です。
具体的なイメージ
それでは具体的にイメージをしやすいように、以下のような２ページのプレゼンを例にとってみたいと思います。
（パターン１）
左にグラフ・右にメッセージ。文字にもグラフにも色使いやサイズでインパクトを持たせます。
棒グラフの場合は最新の部分だけ色を付けるのもポイントです。
（パターン２）
下にメッセージ。色調を統一しつつ、サイズでインパクトを持たせます。
メッセージもショートセンテンスでシンプルに仕上げます。
私はこの２パターン（特にオレンジベース）でほとんどのプレゼン資料を作りますが、常に評判は上々です。
まとめ
今回はプレゼン資料について整理しました。見た目のインパクトがどれだけ重要か。ということをご理解いただけたかと思います。
なお、プレゼンについては、資料に加えて、「実際にどのように話すのか」という「プレゼンスキル」が重要になりますので、次回は「プレゼンスキル」について触れたいと思います。
